Quanto dura il meeting?

L’enigma della durata delle riunioni: tra efficienza e prolissità

La domanda “Quanto dura il meeting?” sembra semplice, ma nasconde una complessità inaspettata, un vero e proprio enigma per la produttività moderna. Se la risposta più ovvia, basata su dati statistici, indica una durata media compresa tra i 31 e i 60 minuti, la realtà è ben più sfaccettata e dipende da una miriade di fattori spesso trascurati.

La durata “ideale” di una riunione non esiste in assoluto. Un incontro di 30 minuti per discutere di un’emergenza può risultare efficace e tempestivo, mentre una sessione di brainstorming creativa di un’ora può rivelarsi insufficiente. La chiave non sta tanto nella durata cronometrica, quanto nella sua congruenza con gli obiettivi prefissati.

Una riunione prolissa, che si protrae ben oltre il limite di un’ora, spesso è sintomo di una preparazione inadeguata. La mancanza di un ordine del giorno chiaro e conciso, l’assenza di una figura che guidi la discussione e la presenza di partecipanti non pertinenti, contribuiscono a disperdere tempo ed energie, generando frustrazione e diminuendo l’efficacia complessiva. In questi casi, la lunghezza diventa un indice di inefficienza, trasformando la riunione stessa in un ostacolo piuttosto che in uno strumento di lavoro.

Al contrario, una riunione eccessivamente breve, magari conclusa in meno di 30 minuti, potrebbe essere il segno di una superficialità dannosa. La mancanza di tempo per approfondire le tematiche cruciali, per confrontarsi in modo costruttivo e per raggiungere conclusioni condivise, può portare a decisioni affrettate e a un’implementazione inefficiente delle strategie decise.

Quindi, come ottimizzare la durata delle riunioni? La risposta risiede in una pianificazione meticolosa:

• Definizione chiara degli obiettivi: Prima di convocare un meeting, è fondamentale stabilire con precisione cosa si vuole ottenere. Questo permetterà di strutturare l’incontro in modo efficace, concentrandosi solo sugli aspetti pertinenti.
• Ordine del giorno dettagliato: Un ordine del giorno dettagliato e distribuito in anticipo ai partecipanti permette a tutti di prepararsi adeguatamente e di contribuire in modo più mirato.
• Gestione del tempo: Un moderatore esperto è fondamentale per mantenere il focus e rispettare i tempi previsti, gestendo le eventuali digressioni e garantendo che tutti abbiano la possibilità di esprimersi.
• Partecipanti selezionati: Invitare solo le persone strettamente necessarie evita perdite di tempo e contribuisce a rendere l’incontro più produttivo.
• Follow-up: Dopo la riunione, è importante inviare un resoconto con le decisioni prese e le azioni da intraprendere, garantendo il proseguimento del lavoro.

In conclusione, la durata ottimale di un meeting non è un dato fisso, ma una variabile che dipende strettamente dalla sua finalità e dalla sua organizzazione. La chiave per la riuscita di ogni riunione risiede nella sua efficienza, non nella sua lunghezza. Un meeting breve ma efficace è infinitamente più prezioso di uno lungo e prolisso, che si conclude senza risultati concreti.