Come convertire i file PDF in PDFA?

Archiviare nel tempo: una guida alla conversione PDF in PDF/A

La digitalizzazione ha rivoluzionato la gestione documentale, ma pone una sfida cruciale: la preservazione a lungo termine dell’integrità dei file. Un documento PDF, pur essendo un formato versatile, potrebbe nel tempo perdere la sua leggibilità a causa dell’obsolescenza di software, font o persino di sistemi operativi. Ecco dove entra in gioco il formato PDF/A (Portable Document Format/Archival), uno standard ISO (ISO 19005) progettato specificatamente per la conservazione a lungo termine dei documenti digitali.

A differenza di un semplice PDF, un file PDF/A incorpora meccanismi che ne garantiscono la visualizzazione corretta anche a distanza di anni. Questo significa che tutti gli elementi del documento, inclusi font, immagini e collegamenti, saranno accessibili e visualizzati come previsto, indipendentemente dall’evoluzione tecnologica. La scelta del livello di conformità (PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-3a, PDF/A-3b) influenza il grado di garanzia di preservazione, ma anche la flessibilità del documento stesso. Per la maggior parte delle esigenze di archiviazione a lungo termine, la versione PDF/A-1b rappresenta un ottimo compromesso tra sicurezza e praticità.

Ma come si converte un file PDF standard in un file PDF/A? Il processo è sorprendentemente semplice, anche se la metodologia varia a seconda del software utilizzato. Prendiamo ad esempio una procedura comune a molti programmi di editing PDF:

1. Apertura del documento: Innanzitutto, aprire il file PDF che si desidera convertire utilizzando il proprio software di gestione PDF.

2. Selezione della funzione di esportazione: La maggior parte dei programmi offre una funzione di “Esporta”, “Salva con nome” o “Converti”. Tale funzione generalmente si trova all’interno del menu “File”.

3. Scelta del formato PDF/A: Una volta selezionata l’opzione di esportazione, sarà necessario scegliere il formato PDF/A. Di solito, questa opzione è presente come sottomenu o come una scelta specifica tra i diversi tipi di file PDF disponibili. È fondamentale selezionare esplicitamente la versione PDF/A desiderata, ad esempio PDF/A-1b, per garantire la conformità allo standard.

4. Configurazione delle impostazioni (opzionale): Alcuni software offrono opzioni di configurazione aggiuntive per il file PDF/A, come la gestione dei colori o la compressione delle immagini. Queste opzioni possono essere utilizzate per ottimizzare le dimensioni del file e la qualità della visualizzazione, ma non sono strettamente necessarie per la conversione di base.

5. Conferma e salvataggio: Una volta selezionato il formato PDF/A-1b e configurate le opzioni desiderate, confermare l’esportazione e salvare il nuovo file PDF/A in una posizione sicura. È consigliabile assegnare un nome che indichi chiaramente che si tratta di una versione archiviabile.

Con pochi semplici passaggi, è possibile garantire la longevità dei propri documenti digitali, proteggendoli dall’obsolescenza e assicurando l’accesso alle informazioni per le generazioni future. La conversione in PDF/A non è solo una buona pratica, ma una necessità per chi desidera preservare il valore informativo dei propri documenti nel tempo.