Come trasformare un file in PDF in PDFA?

L’archiviazione a lungo termine: dalla conversione PDF a PDF/A

La gestione digitale dei documenti è diventata fondamentale in ogni ambito, dalla pubblica amministrazione alle aziende private. Preservare l’integrità e la leggibilità dei file nel tempo, però, è una sfida non banale. Se la semplice conversione in formato PDF garantisce una certa portabilità, per un’archiviazione a lungo termine e affidabile è necessario un ulteriore passo: la conversione in PDF/A.

Ma cosa distingue un PDF da un PDF/A? La differenza risiede nella conformità a uno standard internazionale, l’ISO 19005, che definisce i requisiti per l’archiviazione a lungo termine dei documenti elettronici. Un PDF standard può perdere la sua integrità nel tempo a causa di problemi di compatibilità con software obsoleti, font mancanti o modifiche al sistema operativo. Il PDF/A, invece, è progettato per evitare queste problematiche. Impiega tecniche di incorporamento dei font, di gestione dei colori e di inclusione di tutti gli elementi necessari per la corretta visualizzazione, indipendentemente dall’evoluzione tecnologica.

La conversione da un formato generico a PDF/A è un processo relativamente semplice, ma richiede attenzione alla scelta della versione. Esistono diverse varianti dello standard PDF/A, ognuna con le sue caratteristiche. La scelta più comune per la maggior parte delle esigenze è il PDF/A-1b. Questo livello di conformità offre un buon compromesso tra funzionalità e compatibilità, permettendo l’inclusione di elementi multimediali come immagini e suoni, pur mantenendo un elevato livello di affidabilità per l’archiviazione a lungo termine.

Come effettuare la conversione? I metodi variano a seconda del software utilizzato. In molti programmi, come ad esempio quelli di elaborazione testi o di progettazione grafica, la funzione di “Esporta come” o “Salva con nome” offre la possibilità di selezionare il formato PDF/A. Generalmente, si trova una voce specifica come “Archivio (PDF/A, ISO 19005)” o una dicitura simile. Una volta selezionata questa opzione, sarà possibile scegliere la versione desiderata, preferibilmente PDF/A-1b. E’ fondamentale verificare che il software utilizzato supporti effettivamente la creazione di file PDF/A conformi allo standard. In caso di dubbi, è sempre consigliabile consultare la documentazione del software.

In conclusione, la conversione in PDF/A rappresenta un investimento importante per la preservazione della memoria digitale. Garantendo la leggibilità e l’integrità dei documenti nel tempo, il PDF/A si pone come soluzione ideale per la gestione di archivi digitali, assicurando l’accesso alle informazioni anche a distanza di anni, indipendentemente dall’evoluzione tecnologica. La semplicità del processo di conversione, in definitiva, rende questa soluzione accessibile a tutti coloro che desiderano preservare il valore dei propri documenti digitali.