Come scrivere in attesa di una risposta?

L’arte dell’attesa: come scrivere email efficaci in attesa di risposta

Aspettare una risposta può essere snervante, soprattutto quando si tratta di comunicazioni importanti. Scrivere un’email di follow-up efficace, senza risultare insistenti o scortesi, è un’arte che richiede tatto e strategia. Questo articolo esplora le migliori pratiche per gestire l’attesa e massimizzare le probabilità di ottenere il feedback desiderato.

Spesso, la chiave risiede nella prima email. Un messaggio chiaro, conciso e con un oggetto specifico aumenta le possibilità di una risposta tempestiva. Evidenziare la call to action, ovvero ciò che ci si aspetta dal destinatario, è fondamentale. Invece di un generico “Attendo con interesse la sua risposta”, è preferibile specificare l’azione desiderata: “La prego di confermare la sua disponibilità entro venerdì” o “Potrebbe fornirmi i documenti richiesti entro il 15 del mese?”.

L’attesa, però, è inevitabile. Prima di inviare un sollecito, è importante considerare il contesto e il rapporto con il destinatario. Un’email di follow-up prematura può essere controproducente. Generalmente, un lasso di tempo ragionevole per un primo sollecito varia da 3 a 7 giorni lavorativi, a seconda dell’urgenza della richiesta.

Quando si decide di scrivere un’email di follow-up, è cruciale evitare frasi generiche come “Attendo con interesse la sua risposta”. Meglio optare per un approccio più proattivo e personalizzato. Ad esempio:

• “Le scrivo in riferimento alla mia email del [data] riguardante [oggetto]. Mi chiedevo se avesse avuto modo di valutare la mia richiesta.”
• “Capisco che sia un periodo impegnativo, ma le sarei grato se potesse darmi un aggiornamento sulla sua decisione riguardo a [oggetto].”
• “Mi permetto di ricordarle la mia richiesta del [data] relativa a [oggetto]. Resto a sua disposizione per eventuali chiarimenti.”

Anche la formula di chiusura merita attenzione. “Nel frattempo, la saluto cordialmente” può risultare un po’ impersonale. È preferibile contestualizzare la chiusura al contenuto dell’email. Se si tratta di una richiesta formale, “In attesa di un suo cortese riscontro, porgo distinti saluti” è appropriato. Se invece la comunicazione è più informale, un semplice “Grazie e buona giornata” può essere sufficiente.

Evitare frasi come “confermando la veridicità delle informazioni fornite” a meno che non sia strettamente necessario e pertinente al contesto. Potrebbe suonare ridondante e, in alcuni casi, persino inappropriato.

Infine, un ultimo consiglio: prima di inviare l’email di follow-up, rileggere attentamente la comunicazione precedente. Assicurarsi di aver fornito tutte le informazioni necessarie e di aver formulato la richiesta in modo chiaro e comprensibile. Spesso, la mancanza di risposta è dovuta semplicemente alla necessità di ulteriori chiarimenti.