Come collegare un file Excel ad un altro?

Integrare fogli di calcolo Excel: una guida pratica per collegamenti efficienti

L’integrazione di dati tra diversi fogli di calcolo Excel è una necessità comune per chi lavora con grandi quantità di informazioni. Raccogliere dati sparsi in un unico documento, senza dover ripetere manualmente le informazioni, aumenta l’efficienza e riduce il rischio di errori. Sebbene la copia-incolla sia una soluzione rapida, essa presenta inconvenienti: i dati non vengono aggiornati automaticamente se modificati nel file sorgente, e si crea una ridondanza di informazioni che ingombra lo spazio di archiviazione. Per ovviare a questi problemi, la soluzione ideale è collegare un file Excel ad un altro, mantenendo i dati sincronizzati e ottimizzando la gestione delle informazioni.

La tecnica più semplice ed efficace per collegare un file Excel ad un altro prevede l’utilizzo della funzione “Oggetto”. Questo metodo permette di incorporare un file Excel esistente all’interno di un altro documento, creando un collegamento “vivo” che riflette le modifiche apportate al file originale. Vediamo come procedere nel dettaglio:

1. Apri il documento Excel di destinazione: Questo è il file in cui si desidera includere il secondo foglio di calcolo.

2. Accedi alla scheda “Inserisci”: Nella barra multifunzione in alto, seleziona la scheda “Inserisci”.

3. Scegli “Oggetto”: All’interno della scheda “Inserisci”, troverai un gruppo di opzioni. Clicca su “Oggetto”. Si aprirà una finestra di dialogo.

4. Seleziona “Crea da file”: Nella finestra “Oggetto”, assicurati che sia selezionata la scheda “Crea da file”.

5. Individua e seleziona il file Excel: Utilizza il pulsante “Sfoglia” per navigare nella cartella in cui è salvato il file Excel che desideri collegare. Selezionalo e clicca su “OK”.

6. Opzioni di visualizzazione: Prima di confermare, puoi personalizzare la visualizzazione del file incorporato. La casella “Visualizza come icona” offre la possibilità di visualizzare il foglio di calcolo come un’icona compatta, risparmiando spazio nel documento principale. Deselezionando questa opzione, il foglio verrà visualizzato direttamente all’interno del documento.

7. Conferma: Una volta effettuate le scelte desiderate, clicca su “OK”. Il file Excel collegato apparirà nel documento di destinazione.

Ora, ogni modifica apportata al file Excel originale verrà automaticamente riflessa nel documento collegato, garantendo l’aggiornamento costante delle informazioni. Questo approccio è fondamentale per la gestione di dati dinamici e per la creazione di report e dashboard che necessitano di informazioni sempre aggiornate. Ricorda che per mantenere il collegamento funzionante, è necessario che il file Excel sorgente rimanga nella stessa posizione. Qualsiasi spostamento del file potrebbe interrompere il collegamento. È quindi buona pratica organizzare attentamente la struttura delle cartelle per evitare problemi futuri. Questo metodo semplice ma potente offre una soluzione efficiente e professionale per la gestione dei dati in Excel, contribuendo ad una maggiore produttività e precisione.