Come rendere un PDF in PDF A?

L’archiviazione a prova di futuro: convertire i tuoi PDF in PDF/A

Nel mondo digitale, la preservazione a lungo termine dei documenti è una sfida cruciale. Un file PDF, pur essendo un formato ampiamente utilizzato, non garantisce di per sé l’immutabilità nel tempo. La compatibilità con software futuri, la corretta visualizzazione di caratteri e immagini, possono essere compromesse da aggiornamenti di sistema o dalla semplice obsolescenza tecnologica. Ecco perché entra in gioco il formato PDF/A (Portable Document Format/Archival), uno standard internazionale progettato appositamente per l’archiviazione a lungo termine.

Ma come si converte un semplice PDF in un PDF/A, garantendo così la longevità del documento? Il processo è più semplice di quanto si possa immaginare, e varia leggermente a seconda del software utilizzato. Prendiamo ad esempio OpenOffice, una suite open source molto diffusa.

Supponiamo di possedere un documento creato con OpenOffice Writer, che desideriamo convertire in PDF/A per archiviarlo in modo sicuro e duraturo. Il passaggio fondamentale è l’esportazione del file nel formato corretto. Apriamo il documento in OpenOffice Writer e selezioniamo “File” dal menu principale, quindi “Esporta come PDF”.

A questo punto, appare una finestra di dialogo che ci offre diverse opzioni. È qui che si sceglie il formato PDF/A. Solitamente, le opzioni disponibili sono PDF/A-1a e PDF/A-1b. La differenza principale risiede nel livello di conformità allo standard: il PDF/A-1a è più restrittivo, garantendo una maggiore compatibilità a lungo termine, ma potrebbe limitare alcune funzionalità avanzate. Il PDF/A-1b offre maggiore flessibilità, pur mantenendo un alto livello di affidabilità archivistica. La scelta dipende dalle esigenze specifiche: per un archivio di documenti legali o amministrativi, il PDF/A-1a potrebbe essere preferibile, mentre per documenti con elementi più complessi, il PDF/A-1b potrebbe essere più adatto.

Una volta selezionato il formato PDF/A desiderato, assicurarsi che siano incorporate tutte le risorse necessarie, come i font. OpenOffice, nella maggior parte dei casi, gestisce automaticamente questa fase, incorporando i font utilizzati nel documento. Questo passaggio è fondamentale per garantire la corretta visualizzazione del documento anche su sistemi che non possiedono gli stessi font.

Confermando l’esportazione, otterremo un file PDF/A, un documento pronto per essere archiviato senza il timore di perdere la sua integrità nel tempo. Questo processo, semplice ed efficace, rappresenta un investimento significativo per la preservazione del patrimonio digitale, assicurando l’accessibilità e la leggibilità dei documenti per le generazioni future. Ricordate: la scelta del formato PDF/A è un atto di responsabilità verso l’informazione, garantendo la sua sopravvivenza nel flusso incessante del progresso tecnologico.