Come vedere chi ha visualizzato un file Excel?

Svelare i Misteri del Foglio Elettronico: Chi ha visto il mio file Excel?

La condivisione di file Excel è diventata prassi comune nel mondo del lavoro e non solo. Spesso, però, sorge la necessità di tracciare chi ha avuto accesso a un documento specifico, per ragioni di sicurezza, di controllo o semplicemente per capire lo stato di avanzamento di una collaborazione. A differenza di alcune piattaforme di cloud storage che offrono questa funzionalità in modo esplicito, Excel non fornisce un’interfaccia diretta e intuitiva per visualizzare un elenco di chi ha aperto un file. La risposta, quindi, non è così semplice come un pulsante “Visualizza visualizzazioni”.

L’idea che la scheda “Revisione” e il “Log Attività” possano rivelare magicamente l’identità di ogni spettatore è, purtroppo, una semplificazione eccessiva. Il “Log Attività”, accessibile nella scheda “Revisione”, offre una cronologia delle modifiche apportate al file, inclusa la data e l’ora di tali modifiche. Tuttavia, questo registro non registra semplicemente la visualizzazione del file. Il log riporta solo le modifiche effettuate: l’aggiunta, la cancellazione, o la modifica di dati, la formattazione, l’inserimento o la cancellazione di fogli, etc.

Se un utente apre il file, lo visualizza e poi lo chiude senza apportare alcuna modifica, il “Log Attività” rimarrà silenzioso. Non registrerà alcuna traccia della sua presenza. La funzionalità è pensata per il tracciamento delle modifiche, non per la sorveglianza delle visualizzazioni passive.

Quindi, come è possibile sapere chi ha visualizzato il file? La risposta dipende dal contesto:

• Utilizzo di piattaforme di collaborazione: Se il file Excel è condiviso tramite servizi cloud come Microsoft OneDrive, Google Drive o SharePoint, queste piattaforme spesso offrono funzionalità di tracciamento delle visualizzazioni più complete. Questi servizi tengono traccia di chi ha aperto il file, anche senza aver apportato modifiche, fornendo una cronologia dettagliata delle attività.

• Abilitare la protezione tramite password e controllo delle modifiche: Sebbene non mostri chi ha visualizzato il file, una password limita l’accesso, mentre la gestione delle modifiche (tramite la revisione) permette di tracciare chi ha effettuato delle modifiche. Questo offre un livello di sicurezza e controllo aggiuntivo.

• Utilizzo di soluzioni di terze parti: Esistono software e add-on specifici che potrebbero integrare funzionalità di tracciamento delle visualizzazioni in Excel, ma richiedono l’installazione e l’utilizzo di strumenti esterni.

In conclusione, la semplicità della frase “Nella scheda Revisione, fai clic su Log Attività” è fuorviante. Il “Log Attività” in Excel non è progettato per monitorare le visualizzazioni, ma le modifiche. Per ottenere una traccia completa delle visualizzazioni, è necessario ricorrere ad altre soluzioni, a seconda del contesto e delle necessità. La consapevolezza di queste limitazioni è fondamentale per evitare fraintendimenti e aspettative errate riguardo alla funzionalità di tracciamento di Excel.