Qual è la procedura corretta per programmare una risposta automatica?

A volte, sai, ti viene proprio quella voglia di staccare la spina. Di sparire. Di non sentire più il ping incessante delle email. E allora pensi: “Risposta automatica, ecco la soluzione!”. Ma come si fa, precisamente? Non è che sia sempre così intuitivo, eh. Io, per esempio, una volta mi sono incasinato con le date e ho mandato risposte automatiche tipo due settimane dopo essere tornato… che figura!

Quindi, ecco come faccio io adesso, dopo aver imparato a mie spese (e dopo un po’ di imbarazzo, a dire il vero):

Prima cosa, vai su File. Lo vedi? Sì, proprio quello. Poi cerca Risposte automatiche. A volte sembra nascosto, ma c’è, fidati. (A proposito, vi è mai capitato di cercarlo per ore e poi scoprire che era proprio lì, sotto il vostro naso? A me sì, troppe volte!).

Clicca. Si apre una finestra. Vedi la casellina Invia risposte automatiche? Spuntala. Ovvio, no? Altrimenti che risposta automatica sarebbe?

Poi c’è la parte importante: il messaggio. Quello per i colleghi, Interni all’organizzazione. Qui ci vuole un po’ di tatto. Non puoi scrivere solo “Sono fuori ufficio”. Che ne so, io di solito metto qualcosa tipo: “Ciao a tutti, sono fuori ufficio fino al [data]. Per urgenze contattate [nome collega] al [numero/email]. Altrimenti ci sentiamo al mio ritorno!”. Insomma, qualcosa di gentile, di umano. Mica siamo robot, no? Anche se a volte con tutte queste email… beh, lasciamo perdere.

Una volta scritto il messaggio (rileggilo, mi raccomando! Un errore di battitura ci sta, ma non esagerare!), clicca su OK. Fatto! Liberi! O quasi… almeno dalle email.

(Un consiglio da amica: non mettete mai, e dico MAI, risposte automatiche tipo “Sono in vacanza su un’isola deserta senza internet”. Poi tornate e trovate l’ufficio sottosopra. Esperienza personale, eh… non chiedete!).