Come apparire sempre disponibile su Teams?

Sfida all’Apparenza: Come Gestire la Tua Presenza su Microsoft Teams

In un mondo lavorativo sempre più ibrido, dove la comunicazione digitale regna sovrana, la percezione della propria presenza online è diventata cruciale. Microsoft Teams, con la sua onnipresenza nelle aziende moderne, non fa eccezione. Molti si chiedono: “Come posso apparire sempre disponibile su Teams?”, soprattutto quando la realtà è che non possiamo essere costantemente incollati allo schermo. La risposta, purtroppo, non è un semplice “sì” o “no”.

Come ben sappiamo, Teams è progettato per riflettere la realtà. Quando il computer va in stand-by o viene bloccato, lo stato cambia automaticamente in “Assente”. Questa funzionalità, integrata nel sistema, non può essere bypassata con soluzioni immediate o trucchetti. Non esiste un’opzione nativa che ci permetta di ingannare il sistema e mantenere una presenza perennemente “Disponibile”.

Tuttavia, la domanda rimane valida. Non si tratta tanto di ingannare il sistema, quanto di gestire in modo strategico la nostra presenza virtuale per ottimizzare la collaborazione e la comunicazione con i colleghi. Invece di concentrarci su come apparire sempre disponibili, dovremmo chiederci: “Come posso comunicare efficacemente la mia disponibilità, anche quando non sono attivamente presente?”.

Ecco alcuni suggerimenti pragmatici:

1. Gestire le Aspettative:

• Comunicare le tue disponibilità: All’inizio della giornata o quando prevedi periodi di inattività, informa il tuo team tramite un messaggio in un canale dedicato o via chat privata. Ad esempio: “Sarò in riunione dalle 10:00 alle 12:00, risponderò ai messaggi dopo”.
• Aggiornare il tuo stato: Utilizza le opzioni “Occupato”, “Non disturbare” o “Torno subito” in modo appropriato per comunicare la tua indisponibilità temporanea. Questo aiuta i colleghi a capire perché potresti non rispondere immediatamente.
• Impostare un messaggio di risposta automatica: Se ti assenti per un periodo prolungato, configura un messaggio automatico che indichi la tua assenza e i tempi di risposta previsti.

2. Sfruttare le Funzionalità di Teams a Tuo Vantaggio:

• Utilizzare le notifiche: Personalizza le notifiche per ricevere avvisi solo per i messaggi più importanti o per le menzioni dirette. Questo ti permette di rimanere aggiornato senza essere costantemente distratto.
• Organizzare i canali: Struttura i tuoi canali in modo logico e prioritario. Concentrati sui canali più importanti durante la tua giornata lavorativa e dedica tempo agli altri quando hai più disponibilità.
• Pianificare l’invio dei messaggi: Utilizza la funzione di invio programmato per i messaggi che non richiedono una risposta immediata. Questo ti permette di gestire il tuo tempo in modo più efficiente e di evitare di “inondare” i tuoi colleghi con messaggi durante le ore non lavorative.

3. Promuovere una Cultura della Comunicazione Asincrona:

• Incoraggiare l’uso delle email: Per le comunicazioni che non sono urgenti, incoraggia l’uso delle email. Questo permette ai colleghi di rispondere quando sono disponibili, senza la pressione di una risposta immediata.
• Utilizzare gli strumenti di project management: Per i progetti complessi, utilizza strumenti di project management come Asana o Trello per tenere traccia delle attività e delle scadenze. Questo riduce la necessità di comunicazioni costanti via chat.
• Promuovere la trasparenza: Incoraggia una cultura della trasparenza nel team. Se sei occupato, comunicalo apertamente. Questo crea un ambiente di comprensione e rispetto reciproco.

In conclusione, la chiave per gestire la tua presenza su Teams non è ingannare il sistema, ma comunicare efficacemente la tua disponibilità e promuovere una cultura della comunicazione consapevole e rispettosa del tempo di tutti. Invece di sforzarti di apparire sempre disponibile, concentrati sull’essere presente e reattivo quando è veramente necessario. Questo, alla fine, costruirà una reputazione di affidabilità e collaborazione, molto più efficace di una spunta verde costantemente accesa.