Come far partire un messaggio automatico su WhatsApp?

WhatsApp: La Guida Definitiva per Automatizzare le Risposte e Non Perdere un Cliente

Nell’era della comunicazione istantanea, l’efficienza è cruciale, soprattutto per le aziende che si affidano a WhatsApp per interagire con i propri clienti. Rispondere tempestivamente a ogni messaggio può essere una sfida, ma fortunatamente WhatsApp Business offre una soluzione elegante: i messaggi automatici.

Immagina di essere sommerso di richieste, magari durante una pausa pranzo o durante il weekend. Un messaggio automatico ben congegnato non solo informa i tuoi clienti che non sei immediatamente disponibile, ma può anche fornire informazioni utili, indirizzarli a risorse alternative e, soprattutto, rassicurarli che la loro richiesta è stata presa in carico.

Ma come si configura esattamente un messaggio automatico efficace su WhatsApp Business? Non limitiamoci alla semplice procedura guidata. Approfondiamo l’argomento, svelando segreti e strategie per sfruttare al massimo questa potente funzionalità.

Oltre il “Sono Assente”: Strategie per un Messaggio Automatico Vincente

La semplice attivazione del messaggio d’assenza è solo il primo passo. Un messaggio automatico di successo va oltre la semplice notifica di indisponibilità. Ecco alcuni consigli pratici per renderlo davvero efficace:

• Personalizzazione è la Chiave: Evita messaggi generici e impersonali. Invece di un semplice “Sono assente”, prova qualcosa di più accogliente come “Grazie per averci contattato! Attualmente non siamo disponibili, ma risponderemo al tuo messaggio entro [tempo stimato]”.

• Fornire Informazioni Utili: Il messaggio automatico è un’opportunità per anticipare le domande più frequenti. Includi link al tuo sito web, FAQ, listini prezzi o orari di apertura. Questo ridurrà il carico di lavoro quando sarai di nuovo disponibile.

• Segmentare il Pubblico: WhatsApp Business permette di personalizzare il messaggio automatico per diversi destinatari. Puoi creare messaggi specifici per i nuovi clienti, per quelli esistenti o per chi ti contatta al di fuori degli orari lavorativi.

• Sii Proattivo: Invece di limitarti a informare dell’assenza, prova a offrire alternative. Ad esempio: “Per urgenze, puoi contattarci telefonicamente al numero [numero di telefono]”.

• Chiamata all’Azione: Incoraggia l’interazione futura. Potresti concludere il messaggio con: “Nel frattempo, visita il nostro sito web [link al sito] per scoprire le nostre ultime offerte!”.

Guida Passo-Passo: Configurare il Tuo Messaggio Automatico Perfetto

Ecco una guida dettagliata per impostare i tuoi messaggi automatici su WhatsApp Business:

1. Apri WhatsApp Business: Assicurati di avere l’app WhatsApp Business installata e configurata con il tuo numero di telefono aziendale.

2. Accedi alle Impostazioni: Tocca i tre puntini in alto a destra per aprire il menu e seleziona “Impostazioni”.

3. Vai su Strumenti Attività: All’interno delle impostazioni, seleziona “Strumenti attività”.

4. Scegli Messaggio d’Assenza: Trova e seleziona l’opzione “Messaggio d’assenza”.

5. Attiva l’Invio: Sposta l’interruttore su “Attiva” per abilitare la funzione.

6. Personalizza il Testo: Scrivi il tuo messaggio automatico personalizzato. Ricorda i consigli di cui sopra per renderlo efficace. Puoi utilizzare emoji per renderlo più amichevole.

7. Programma l’Orario: Definisci quando il messaggio automatico deve essere attivo. Puoi scegliere tra:

   • Invia sempre: Il messaggio sarà inviato a tutti i messaggi ricevuti.
   • Orario personalizzato: Imposta un intervallo di tempo specifico (ad esempio, durante la pausa pranzo).
   • Al di fuori degli orari di apertura: Il messaggio sarà inviato solo al di fuori degli orari di lavoro che hai impostato nel tuo profilo aziendale.

8. Definisci i Destinatari: Scegli a chi inviare il messaggio automatico:

   • Tutti: A tutti coloro che ti contattano.
   • Non in rubrica: Solo a chi non è presente nella tua rubrica.
   • Tutti tranne…: A tutti tranne alcuni contatti specifici.
   • Solo a…: Solo a contatti specifici.

9. Salva le Modifiche: Una volta configurato tutto, tocca “Salva” per applicare le impostazioni.

Massimizzare l’Impatto: Un Esempio Pratico

Immaginiamo di gestire un piccolo ristorante. Un buon messaggio automatico potrebbe essere:

“Ciao! Grazie per averci contattato. Al momento siamo chiusi, ma ti risponderemo appena possibile. 🍕 Consulta il nostro menu online su [link al menu] o prenota un tavolo per la prossima settimana su [link alla prenotazione]. Per urgenze, chiamaci al [numero di telefono]. A presto!”

In Conclusione: Un Investimento nel Futuro della Tua Comunicazione

Configurare un messaggio automatico efficace su WhatsApp Business non è solo una questione di comodità; è un investimento nel futuro della tua comunicazione aziendale. Dimostra ai tuoi clienti che ti prendi cura delle loro richieste, anche quando non sei immediatamente disponibile, e rafforza la tua immagine professionale. Sfrutta al massimo questa potente funzionalità e trasforma l’assenza in un’opportunità per fidelizzare i tuoi clienti.