Come mettere in relazione due tabelle Excel?

Relazioni tra tabelle in Excel: superare i limiti del foglio di calcolo

Excel, pur nella sua semplicità apparente, nasconde potenti funzionalità spesso sottovalutate, tra cui la possibilità di creare relazioni tra tabelle. Questa caratteristica, fondamentale per la gestione di grandi quantità di dati e per l’analisi efficace delle informazioni, permette di evitare la ridondanza dei dati e di semplificare notevolmente la creazione di report e analisi complesse. Superare il limite del singolo foglio di calcolo e sfruttare al meglio la potenza delle relazioni tra tabelle consente di trasformare Excel da un semplice strumento di input dati in un vero e proprio database relazionale, seppur semplificato.

La creazione di una relazione tra due tabelle in Excel si basa sul concetto di relazione “uno-a-molti”, dove una riga in una tabella è collegata a una o più righe in un’altra tabella. Immaginiamo, ad esempio, una tabella “Clienti” con informazioni come ID Cliente, Nome e Cognome, e una tabella “Ordini” con ID Ordine, ID Cliente e Data Ordine. In questo caso, un cliente (una riga nella tabella “Clienti”) può avere molti ordini (molte righe nella tabella “Ordini”), creando una relazione uno-a-molti. La chiave per stabilire questa relazione è una colonna comune: in questo esempio, l’ “ID Cliente”.

La procedura per creare questa relazione è intuitiva, ma richiede una precisa comprensione del modello di dati. Innanzitutto, è necessario accedere alla finestra “Gestisci relazioni”, solitamente accessibile tramite la scheda “Dati” nella barra multifunzione. Cliccando su “Gestisci relazioni” si apre una finestra di dialogo dedicata alla gestione delle relazioni tra le tabelle del file di Excel. Qui, cliccando su “Nuova”, si apre un pannello per la definizione della nuova relazione.

La parte cruciale consiste nella corretta individuazione delle tabelle e delle colonne coinvolte. Excel richiede di selezionare la tabella “molti” (nel nostro esempio, la tabella “Ordini”) e la tabella “uno” (la tabella “Clienti”). È fondamentale selezionare la colonna “ID Cliente” in entrambe le tabelle come chiave di relazione, assicurandosi che i dati in questa colonna siano coerenti e univoci nella tabella “Clienti”. Una volta specificate le tabelle e le colonne, è sufficiente cliccare su “Crea” per stabilire la relazione.

Dopo aver creato la relazione, Excel permette di sfruttarla per effettuare query incrociate tra le tabelle. Ad esempio, si potrà facilmente estrarre un report che mostri tutti gli ordini effettuati da un singolo cliente, o viceversa, tutti i clienti che hanno effettuato un ordine in un determinato periodo. Questa possibilità apre la strada a un’analisi dati molto più sofisticata e permette di sfruttare al massimo le capacità analitiche di Excel. Ricordarsi di salvare il file per preservare le relazioni create.

In conclusione, creare relazioni tra tabelle in Excel non è solo una funzionalità avanzata, ma uno strumento essenziale per gestire efficacemente grandi set di dati e migliorare la qualità delle analisi. Comprendere e utilizzare questa funzionalità trasforma il foglio di calcolo da un semplice strumento di registrazione a un potente strumento di analisi e gestione dati.