Come si mette out of office su Google Calendar?

Gestione delle assenze in Google Calendar: come impostare l’out of office

Google Calendar offre un pratico strumento per gestire le proprie assenze e comunicare l’indisponibilità agli altri. In questo articolo approfondiremo la configurazione del “Fuori sede”, una funzionalità fondamentale per mantenere una comunicazione efficiente e rispettare le tempistiche degli impegni.

Molte volte ci troviamo impossibilitati ad accettare nuovi impegni durante un periodo di assenza, o un viaggio. Google Calendar semplifica questa procedura, permettendo di impostare automaticamente un “rifiuto” per gli eventi pianificati durante la nostra assenza. Questo, oltre ad evitare impegni doppi, comunica in modo professionale ai nostri interlocutori la nostra temporanea indisponibilità.

Ecco i passaggi dettagliati per impostare correttamente il “Fuori sede” in Google Calendar:

1. Accedi al tuo account Google Calendar: Assicurati di essere loggato correttamente nella piattaforma.

2. Inizia la configurazione: Clicca sul pulsante “Crea” posizionato in basso a destra dell’interfaccia.

3. Seleziona “Fuori sede”: Dal menu a discesa, scegli l’opzione “Fuori sede”.

4. Imposta le date e gli orari: Definisci con precisione il periodo di assenza, specificando le date di inizio e fine e l’orario corrispondente. Questa fase è critica per una corretta gestione degli impegni.

5. Personalizza il messaggio di rifiuto automatico: Questa è una delle parti più importanti. Non limitarti a un semplice “non disponibile”. Scrivi un messaggio chiaro, professionale e possibilmente includendo una data di ritorno e un contatto per eventuali urgenze. Questo contribuisce a mantenere un’immagine positiva e professionale, anche in assenza fisica. Ad esempio, un messaggio che comunica la data di rientro e l’indirizzo email per eventuali contatti urgenti risulta molto più efficace rispetto a un semplice “Fuori sede”.

6. Salva le impostazioni: Una volta completati tutti i passaggi, salva le modifiche. Google Calendar ora gestirà automaticamente i futuri eventi in base al periodo di assenza impostato.

Consigli aggiuntivi:

• Frequenza d’utilizzo: Considera l’impostazione “Fuori sede” come una funzione di gestione proattiva del tuo tempo, da utilizzare in modo appropriato e non come una soluzione predefinita. Impostala solo quando effettivamente fuori sede per evitare sovrapposizioni.

• Tempi di risposta: Assicurati che i tempi di risposta per le richieste di appuntamento siano coerenti con il tuo periodo di assenza, per consentire ai tuoi interlocutori di pianificare correttamente i loro eventi.

• Comunicazione extra: Per un’esperienza ancora più completa, potresti considerare la possibilità di condividere informazioni sulle tue assenze in altri canali di comunicazione, come email o piattaforme di collaborazione.

Con la corretta configurazione, il “Fuori sede” in Google Calendar può diventare uno strumento prezioso per gestire le proprie assenze, comunicare con efficacia e mantenere una buona organizzazione delle attività.