Come scrivere una mail di convocazione?

Un incontro per costruire nuove sinergie: come scrivere una mail di convocazione efficace

Conoscere le nuove aziende sul mercato e stringere collaborazioni è un passo fondamentale per la crescita di qualsiasi business. Spesso, però, il primo passo, ovvero la richiesta di un incontro esplorativo, può sembrare un ostacolo.

Ecco alcuni suggerimenti su come scrivere una mail di convocazione che non solo catturi l’attenzione del destinatario, ma crei le basi per una collaborazione fruttuosa:

1. Introduzione accattivante:

Invece di un generico “Le scrivo per…” opta per un incipit che catturi subito l’interesse del destinatario. Ad esempio:

“Gentile [Nome del destinatario], le scrivo perché sono particolarmente interessato alle attività di [Nome azienda destinatario] nel campo di [Settore specifico]”.

2. Presentazione chiara e sintetica:

Non dilungarti troppo nella descrizione della tua azienda. Concentrati su ciò che la rende interessante per il destinatario:

“Sono [Tuo nome], [Tua posizione] presso [Tua azienda], una realtà che opera nel settore [Settore specifico] e che si distingue per [Punto di forza chiave della tua azienda]”.

3. Proposta specifica:

Spiega chiaramente l’obiettivo dell’incontro:

“Vorrei avere l’occasione di discutere con lei le possibili sinergie tra [Tua azienda] e la sua azienda, in particolare in relazione a [Area di possibile collaborazione]”.

4. Apertura alla flessibilità:

Mostra disponibilità e flessibilità proponendo diverse opzioni per l’incontro:

“Sono disponibile a incontrarla a [Luogo] oppure in videoconferenza nei prossimi giorni. Le sarei grato se potesse comunicarmi la sua disponibilità”.

5. Conclusione positiva:

Chiudi la mail con un messaggio positivo e fiducioso:

“Confido di poterla incontrare presto per approfondire le possibili opportunità di collaborazione”.

Esempio di mail:

Gentile [Nome del destinatario],

Le scrivo perché sono particolarmente interessato alle attività di [Nome azienda destinatario] nel campo di [Settore specifico]. Sono [Tuo nome], [Tua posizione] presso [Tua azienda], una realtà che opera nel settore [Settore specifico] e che si distingue per [Punto di forza chiave della tua azienda].

Vorrei avere l’occasione di discutere con lei le possibili sinergie tra [Tua azienda] e la sua azienda, in particolare in relazione a [Area di possibile collaborazione].

Sono disponibile a incontrarla a [Luogo] oppure in videoconferenza nei prossimi giorni. Le sarei grato se potesse comunicarmi la sua disponibilità.

Confido di poterla incontrare presto per approfondire le possibili opportunità di collaborazione.

Cordiali saluti,

[Tuo nome]

Ricorda di personalizzare la mail in base al destinatario e alle sue esigenze. Un messaggio ben scritto e personalizzato è il primo passo per costruire un rapporto positivo e fruttuoso.