Come creare scadenze su Excel?

Come creare un alert da Excel?

Sai, stanotte mi frullano in testa queste cose di Excel… Creare un alert? Un popup… uff. Ricordo che cercai un tutorial, qualcosa su una macro, era tardi, le 10:20 circa… mi sembrava un’impresa titanica.

Il codice… un groviglio di lettere e numeri, mi ricordo l’ansia di sbagliare, di far crashare tutto. Poi, quei popup… un piccolo riquadro che si apriva a un certo punto, un promemoria, una notifica. Era un sollievo, un piccolo successo notturno, quasi una vittoria.

• Macro: la chiave di tutto. Un’oscura magia di programmazione, per me, almeno.
• Data: il trigger. L’evento che doveva innescare l’alert, il giorno, l’ora. Un appuntamento importante, forse una scadenza.
• Codice: quello mi ha fatto sudare freddo. Un pezzo di codice, recuperato chissà dove… non ricordo più il sito.

E adesso? Adesso è solo un ricordo confuso. Un lampo nel buio della memoria. Un po’ di nostalgia per quelle nottate insonni, piene di codice e caffè.

• Anno: 2024 (ho dovuto aggiungere questa informazione, altrimenti avrei solo svanito nel nulla della memoria vaga).
• Software: Excel 2019 (sul mio vecchio portatile)
• Scopo: un reminder personale per un progetto, non lavoro. Dovevo ricordare una data importante.

Era un impegno per un amico, dovevo ricordarmi il suo compleanno, ma non volevo usare il telefono, volevo tenere tutto organizzato nel mio excel, un mio metodo, un po’ strano, lo so.

Come creare un avviso di scadenza su Excel?

Aprite ‘sto benedetto Excel, che vi guarda con aria di sfida tipo sfinge egizia. Nuova cartella di lavoro, mi raccomando, non andiamo a pasticciare roba esistente che poi son dolori!

• Caselle di controllo? Tre! Una per la data di scadenza (che poi, diciamocelo, è la regina della festa), una per il responsabile (così sappiamo chi incolpare) e una per l’attività (perché a volte ci dimentichiamo pure cosa dovevamo fare!). Dove si mettono? Menu “Inserisci”, ovviamente! Se non le trovate lì, beh… datevi all’ippica.

• Pulsanti di opzione! Trasformiamo le caselle di controllo in eleganti pulsanti di opzione. Perché? Perché fa figo, ovvio. E poi è più intuitivo. Se non sapete come fare, cercate su Google. Io una volta ho passato tre ore a capire come si faceva, ma alla fine ce l’ho fatta. Giuro.

• Dati, dati, dati! Vicino alle caselle, scrivete la data di scadenza, il nome del responsabile e l’attività. Mi raccomando, scrivete bene, che se no Excel si offende. Lo so per esperienza personale.

• La funzione SE, la vostra migliore amica! Usatela nella cella dopo la casella di controllo per far apparire “Scaduto” o “In tempo”. È come avere un piccolo giudice personale che vi guarda severo. La formula è semplicissima: SE(casella di controllo=VERO;”In tempo”;”Scaduto”). Un gioco da ragazzi, no?

• Convalida dati? Sì, per la data di scadenza. Non sia mai che qualcuno scriva “domani” o “tra un po'”. Excel non apprezza l’ironia. Impostate la convalida dati per accettare solo date, e possibilmente solo quelle future. A meno che non siate dei viaggiatori nel tempo, ma in quel caso avrete problemi ben più grossi di un foglio Excel.

Io, personalmente, per le scadenze uso un sistema infallibile: metto la sveglia sul telefono cinque minuti prima. Funziona sempre. A parte quella volta che ho spento la sveglia nel sonno e mi sono svegliato tre giorni dopo. Ma dettagli. Ah, un’altra cosa: se la scadenza è davvero importante, scrivetevela anche sulla mano. Non si sa mai.

Come evidenziare date scadute in Excel?

Mamma mia, Excel e le date scadute! Mi ricordo che una volta, all’ufficio dove lavoravo (era tipo nel 2018, a Milano, in un open space infernale) dovevo tenere traccia di tutte le scadenze dei contratti dei fornitori. Un casino! E ovviamente, la mia soluzione era Excel.

• Formattazione condizionale: La formattazione condizionale è la chiave. Cioè, selezioni le celle con le date (tipo dalla Z2 in giù, come hai detto tu) e poi vai su “Formattazione condizionale” > “Nuova regola”.

• La formula magica: Lì dentro scegli “Utilizza una formula per determinare le celle da formattare” e scrivi una formula tipo: =Z2 (se la data inizia da Z2). Questa dice a Excel: "Se la data nella cella Z2 è minore della data di oggi, allora...".

• Colore!: …allora cambia il colore! Scegli un bel rosso acceso, così non ti scappa niente. Io usavo il rosso fuoco, mi metteva ansia, ma funzionava!

• Occhio al dollaro! Attenzione, se poi vuoi applicare la formattazione a tutta la colonna, devi fare in modo che la colonna nella formula sia “bloccata” con il dollaro, tipo =$Z2. Altrimenti Excel sballa tutto.

Piccola storia a margine: Una volta ho sbagliato a mettere il dollaro e mi si sono colorate metà delle celle a caso! Ho passato un’ora a capire cosa era successo. Da quel giorno, i dollari in Excel mi fanno venire l’orticaria!